Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Proviq IT is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en voor gegevens die worden verwerkt bij aanvragen, offertes, opdrachten en zakelijke dienstverlening waarvoor Proviq IT zelf het doel en de middelen bepaalt.

Proviq IT, eenmanszaak van Atakan Kömür, gevestigd aan de Leijdsweg 65, 7533 VM Enschede. KvK-nummer: 95159088. Btw-id: NL004880126B54. Contact: info@proviqit.nl of 053 234 0037.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Proviq IT?

Afhankelijk van je contact met Proviq IT kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• naam, bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
• e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van berichten via het contactformulier of e-mail;
• gegevens die nodig zijn voor een offerte, opdracht, overeenkomst, factuur of betaling, zoals adresgegevens, KvK-nummer en btw-nummer;
• gegevens die je zelf verstrekt over je bedrijf, website, systemen of gewenste oplossing;
• technische gegevens die nodig zijn om de website en het formulier te laten werken en te beveiligen, zoals IP-adres en browsergegevens;
• cookievoorkeuren en, uitsluitend na toestemming, analytische gegevens over je websitebezoek.

Proviq IT verzamelt niet bewust meer gegevens dan nodig en vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens via de website.

3. Doeleinden en grondslagen

Proviq IT verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doelen en steeds op een wettelijke grondslag uit de AVG:

• het beantwoorden van een aanvraag of bericht, op grond van je toestemming of het gerechtvaardigd belang om op verzoeken te reageren;
• het opstellen en bespreken van een offerte en het sluiten van een overeenkomst, op grond van de uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan;
• het uitvoeren van een opdracht en het leveren van ondersteuning, op grond van de uitvoering van de overeenkomst;
• facturatie, administratie en het voldoen aan fiscale en wettelijke verplichtingen, op grond van een wettelijke verplichting;
• het beveiligen van de website en het voorkomen van spam en misbruik, op grond van een gerechtvaardigd belang;
• het analyseren en verbeteren van de website, uitsluitend op grond van je toestemming;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering wanneer dat nodig is, op grond van een gerechtvaardigd belang.

4. Contactformulier en e-mail

Wanneer je het contactformulier invult, verwerkt Proviq IT je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht om contact met je op te nemen en je vraag te beantwoorden.

Het bericht vanuit het contactformulier wordt per e-mail afgeleverd via Brevo (Sendinblue SAS). Verdere correspondentie kan worden verwerkt via de zakelijke e-mailomgeving van Proviq IT in Microsoft 365.

Het contactformulier maakt gebruik van Cloudflare Turnstile om geautomatiseerde spam en misbruik tegen te gaan. Daarbij kan Cloudflare technische gegevens verwerken die nodig zijn om te beoordelen of de aanvraag door een echte bezoeker wordt gedaan. Turnstile wordt uitsluitend voor deze beveiliging gebruikt en niet voor advertentiedoeleinden of profilering door Proviq IT.

5. Cookies en analyse

De website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken om goed en veilig te werken en om je cookiekeuze te onthouden. Voor deze noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist.

Analytische cookies, waaronder Google Analytics, worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen. De volledige uitleg staat in het cookiebeleid van Proviq IT.

6. Ontvangers en verwerkers

Proviq IT schakelt dienstverleners in om de website en communicatie technisch mogelijk te maken. Met deze partijen zijn waar vereist verwerkersovereenkomsten gesloten. Het gaat onder andere om:

• Vercel: hosting en beschikbaarheid van de website;
• Brevo (Sendinblue SAS): aflevering van e-mailberichten vanuit het contactformulier;
• Cloudflare: beveiligingscontrole van het contactformulier via Turnstile;
• Google: analytische gegevens via Google Analytics, uitsluitend na toestemming;
• Microsoft 365: zakelijke e-mail, agenda en bestandsopslag.

Proviq IT verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening of wanneer een wettelijke verplichting daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Proviq IT doet dit alleen indien daarvoor een passende grondslag of waarborg bestaat op grond van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde organisaties, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Proviq IT beoordeelt per dienstverlener of doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte noodzakelijk is en welke waarborgen van toepassing zijn. Waar redelijk mogelijk kiest Proviq IT voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte.

8. Bewaartermijnen

Proviq IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of dan wettelijk is voorgeschreven:

• contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• offertes en zakelijke correspondentie bij een opdracht: zolang nodig voor uitvoering, nazorg en mogelijke rechtsvorderingen;
• facturen en basisgegevens van de administratie: minimaal 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht;
• cookievoorkeuren: zolang nodig om je keuze te onthouden, tenzij je deze eerder wijzigt of verwijdert.

9. Beveiliging

Proviq IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, actuele software en zorgvuldige selectie van leveranciers.

Mocht zich ondanks deze maatregelen een datalek voordoen, dan handelt Proviq IT conform de wettelijke verplichtingen en informeert zij waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking en een eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken.

Stuur een verzoek naar info@proviqit.nl. Proviq IT reageert binnen de wettelijke termijn. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Proviq IT neemt op basis van de website geen besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of personen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

12. Proviq IT als verwerker

Wanneer Proviq IT in het kader van een opdracht persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke opdrachtgever, bijvoorbeeld via maatwerksoftware, ERP- en WMS-systemen, B2B-portalen of het beheer van digitale omgevingen, treedt Proviq IT op als verwerker in de zin van de AVG. De opdrachtgever is dan verwerkingsverantwoordelijke.

In dat geval sluiten Proviq IT en de opdrachtgever een verwerkersovereenkomst. Daarin staat welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel, welke beveiligingsmaatregelen gelden en hoe wordt omgegaan met datalekken en verzoeken van betrokkenen. De standaard verwerkersovereenkomst is raadpleegbaar via deze website. Voor die verwerkingen geldt de privacyverklaring van de opdrachtgever en niet deze verklaring.

13. Wijzigingen

Proviq IT mag deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, de dienstverlening of de ingeschakelde leveranciers veranderen, of wanneer wet- en regelgeving daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina.