Algemene voorwaarden

• Proviq IT: de eenmanszaak Proviq IT, gevestigd aan de Leijdsweg 65, 7533 VM Enschede, KvK-nummer 95159088.
• Opdrachtgever: de zakelijke klant die een opdracht verstrekt aan Proviq IT.
• Overeenkomst: de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak tussen Proviq IT en opdrachtgever.
• Diensten: websites, maatwerksoftware, bedrijfsapplicaties, hosting, beheer, onderhoud, support, IT-advies en overige overeengekomen werkzaamheden.
• Oplossing: de website, applicatie, functionaliteit, configuratie of andere oplevering die Proviq IT beschikbaar stelt.
• Schriftelijk: per e-mail, digitaal akkoord, offerte, overeenkomst of ander reproduceerbaar elektronisch bericht.

Deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op overeenkomsten met zakelijke opdrachtgevers. Proviq IT levert niet op basis van deze voorwaarden aan consumenten.

De voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten, diensten en vervolgopdrachten van Proviq IT. Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Algemene of inkoopvoorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk afgewezen, tenzij Proviq IT deze schriftelijk heeft aanvaard.

Een offerte is vrijblijvend, tenzij in de offerte anders staat. Een overeenkomst komt tot stand nadat opdrachtgever de offerte of opdracht schriftelijk accepteert, of nadat Proviq IT met instemming van opdrachtgever met de uitvoering begint.

De offerte bepaalt wat wel en niet binnen de opdracht valt, waaronder functionaliteiten, planning, tarieven, maanddiensten, looptijd en eventuele externe kosten.

Kennelijke vergissingen, typefouten en fouten in een offerte binden Proviq IT niet.

Proviq IT voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Tenzij schriftelijk een concreet resultaat is gegarandeerd, geldt de dienstverlening als inspanningsverplichting.

Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle informatie, content, accounts, beslissingen, goedkeuringen en toegangen die nodig zijn voor uitvoering.

Vertraging die ontstaat doordat opdrachtgever niet tijdig meewerkt, geeft Proviq IT het recht de planning te verplaatsen en eventuele extra werkzaamheden in rekening te brengen.

Aanpassingen buiten de afgesproken scope gelden als meerwerk. Proviq IT informeert opdrachtgever waar mogelijk vooraf over de gevolgen voor kosten en planning.

Kleine werkzaamheden die redelijkerwijs nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren, kunnen op basis van het afgesproken uurtarief worden uitgevoerd wanneer vooraf wachten leidt tot onnodige vertraging of risico.

Tenzij in de offerte anders is afgesproken, geldt voor maatwerkprojecten:

• 50% van het projectbedrag wordt gefactureerd bij opdrachtverlening en vóór de start van de werkzaamheden;
• 50% wordt gefactureerd wanneer de overeengekomen oplossing gereed is voor definitieve oplevering of livegang;
• de definitieve livegang, overdracht van afgesproken gegevens of start van de maanddienst vindt plaats nadat de laatste projectfactuur is betaald.

Opdrachtgever controleert een ter beoordeling aangeboden oplevering binnen 7 werkdagen en meldt concrete tekortkomingen schriftelijk. Wanneer binnen die termijn geen concrete tekortkomingen worden gemeld, geldt de oplevering als aanvaard.

Gebruik van de oplossing in productie of door eindgebruikers geldt eveneens als aanvaarding, behoudens schriftelijk gemelde gebreken.

Een maandelijkse dienst, zoals hosting, beheer, onderhoud, support of toegang tot online software, start na oplevering en betaling van de laatste projectfactuur, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Opdrachtgever kiest in de offerte een initiële looptijd van 1, 6 of 12 maanden. Maandelijkse diensten worden maandelijks vooraf gefactureerd.

Na afloop van de gekozen initiële looptijd loopt de maanddienst door voor onbepaalde tijd en is deze door beide partijen schriftelijk opzegbaar met een opzegtermijn van één maand, tenzij in de offerte uitdrukkelijk een andere verlengingsafspraak staat.

Tussentijdse opzegging tijdens de gekozen initiële looptijd ontslaat opdrachtgever niet van betaling van de resterende maandtermijnen, tenzij Proviq IT schriftelijk anders instemt of sprake is van een tekortkoming die ontbinding rechtvaardigt.

Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Wanneer opdrachtgever niet tijdig betaalt, is opdrachtgever na het verstrijken van de betaaltermijn in verzuim. Proviq IT kan wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Bij achterstallige betaling mag Proviq IT werkzaamheden, hosting, beheer, support of toegang tot de oplossing opschorten, nadat opdrachtgever hierover is geïnformeerd en een redelijke mogelijkheid heeft gekregen om alsnog te betalen. De betalingsverplichting blijft bestaan.

Wanneer opdrachtgever kiest voor beheer door Proviq IT, kan hosting of andere technische dienstverlening door Proviq IT worden afgenomen en beheerd. Kosten hiervan worden opgenomen in de offerte of maanddienst.

Diensten van derden, zoals hostingplatformen, databasediensten, e-maildiensten, domeinregistrars, API's en softwareleveranciers, zijn mede afhankelijk van hun eigen voorwaarden, beschikbaarheid en wijzigingen. Proviq IT kan geen ononderbroken werking van diensten van derden garanderen.

Een domeinnaam die specifiek voor opdrachtgever wordt gebruikt, wordt waar mogelijk op naam van opdrachtgever geregistreerd of bij beëindiging aan opdrachtgever overgedragen, mits alle openstaande facturen zijn betaald. Hosting of softwaretoegang wordt daarmee niet automatisch overgedragen.

Alle intellectuele eigendomsrechten op door Proviq IT ontwikkelde of gebruikte software, broncode, technische architectuur, componenten, templates, modules, dashboards, koppelingen, werkwijzen en ontwerpen blijven bij Proviq IT of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Opdrachtgever betaalt voor de overeengekomen dienstverlening, maatwerkinrichting en het gebruik van de opgeleverde oplossing. Opdrachtgever koopt geen broncode of eigendomsrecht op de software.

Na volledige betaling ontvangt opdrachtgever een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de eigen bedrijfsvoering, gedurende de periode waarin de benodigde maanddienst of gebruiksovereenkomst actief is, voor zover de oplossing daarvan afhankelijk is.

Proviq IT mag generieke kennis, technieken, softwareonderdelen, basiscode en functionaliteit hergebruiken voor andere opdrachten. Klantgegevens, bedrijfsvertrouwelijke informatie en aangeleverde inhoud van opdrachtgever worden niet als eigen materiaal hergebruikt.

Opdrachtgever blijft eigenaar van eigen teksten, afbeeldingen, logo's, bestanden, data en andere aangeleverde materialen. Opdrachtgever garandeert dat hij deze materialen mag gebruiken en dat deze geen rechten van derden schenden.

Opdrachtgever vrijwaart Proviq IT tegen aanspraken van derden die voortkomen uit door opdrachtgever aangeleverde materialen of instructies, tenzij de aanspraak is veroorzaakt door handelen van Proviq IT buiten die instructies.

Alleen werkzaamheden die in de offerte of maanddienst zijn omschreven vallen onder onderhoud of support. Nieuwe functionaliteiten, omvangrijke wijzigingen, contentwerk, datamigraties en werkzaamheden buiten de afgesproken dienstverlening gelden als meerwerk.

Proviq IT mag updates of technische aanpassingen uitvoeren die nodig zijn voor beveiliging, werking of onderhoud van de oplossing. Grote functionele wijzigingen worden vooraf besproken wanneer deze merkbare invloed hebben op het gebruik.

Wanneer opdrachtgever persoonsgegevens laat verwerken in een door Proviq IT geleverde of beheerde oplossing, blijft opdrachtgever in beginsel verantwoordelijk voor het doel en de rechtmatigheid van die verwerking.

Voor zover Proviq IT persoonsgegevens namens opdrachtgever verwerkt, sluiten partijen vóór ingebruikname een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Daarin worden onder meer beveiliging, subverwerkers, datalekken, bewaartermijnen en beëindiging geregeld.

Opdrachtgever verstrekt geen persoonsgegevens voor verwerking in een systeem voordat noodzakelijke privacyafspraken zijn gemaakt.

Proviq IT treft redelijke technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de dienstverlening. Volledige veiligheid of foutloze beschikbaarheid kan niet worden gegarandeerd.

Backupafspraken, herstelmogelijkheden en bewaartermijnen gelden alleen voor zover deze in de offerte, maanddienst of verwerkersovereenkomst zijn opgenomen. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eigen kopieën van aangeleverde bestanden, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor veilig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden, multifactor-authenticatie wanneer aangeboden en het tijdig melden van vermoedens van misbruik.

Concrete gebreken in een oplevering moeten binnen 7 werkdagen na constatering schriftelijk en voldoende duidelijk worden gemeld. Proviq IT krijgt een redelijke termijn om een gebrek dat binnen de afgesproken scope valt te onderzoeken en te herstellen.

Geen kosteloos herstel geldt voor problemen die ontstaan door wijzigingen door opdrachtgever of derden, onjuist gebruik, externe diensten, ontbrekende informatie, gewijzigde eisen of werkzaamheden buiten de afgesproken scope.

Proviq IT is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.

De totale aansprakelijkheid van Proviq IT is beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende overeenkomst aan Proviq IT heeft betaald, exclusief btw, met een maximum van €10.000. Wanneer een verzekering in het betreffende geval uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van die uitkering vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.

Proviq IT is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van omzet, bedrijfsstagnatie, reputatieschade of verlies van gegevens, behalve voor zover uitsluiting wettelijk niet is toegestaan.

De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Proviq IT zelf, of wanneer aansprakelijkheid wettelijk niet mag worden beperkt.

Proviq IT is niet gehouden tot nakoming wanneer uitvoering tijdelijk of blijvend wordt verhinderd door omstandigheden buiten haar redelijke invloed, waaronder storingen bij hosting- of cloudleveranciers, internet- of stroomuitval, cyberaanvallen, maatregelen van overheden, ziekte, brand of uitval van essentiële externe diensten.

Wanneer overmacht langer dan 60 dagen voortduurt, mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel van de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Reeds uitgevoerde werkzaamheden blijven verschuldigd.

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft ook na beëindiging bestaan.

Na beëindiging van een maandelijkse dienst stoppen hosting, beheer, updates en toegang tot de online software aan het einde van de geldende looptijd of opzegtermijn.

Op verzoek ontvangt opdrachtgever een export van eigen gegevens en door opdrachtgever aangeleverde bestanden, voor zover technisch redelijk beschikbaar en mits alle openstaande facturen zijn betaald. Proviq IT mag hiervoor redelijke werkzaamheden in rekening brengen, tenzij deze export in de overeenkomst is inbegrepen.

Broncode, basissoftware, technische infrastructuur en het systeem zelf worden niet overgedragen, tenzij dit afzonderlijk schriftelijk is overeengekomen.

Wanneer een verwerkersovereenkomst van toepassing is, worden verwijdering of teruggave van persoonsgegevens daarnaast uitgevoerd overeenkomstig die verwerkersovereenkomst.

Wanneer een partij wezenlijk tekortschiet, geeft de andere partij eerst schriftelijk een redelijke termijn om alsnog na te komen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is of een ingebrekestelling volgens de wet niet nodig is.

Proviq IT mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen wanneer opdrachtgever failliet gaat, surseance aanvraagt, zijn bedrijfsactiviteiten beëindigt of structureel niet aan betalingsverplichtingen voldoet.

Proviq IT mag deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende maanddiensten worden wezenlijke wijzigingen minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd. Wanneer een wijziging opdrachtgever wezenlijk benadeelt, mag opdrachtgever de maanddienst beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging, tenzij de wijziging noodzakelijk is door wetgeving of beveiliging.

Op overeenkomsten met Proviq IT is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst onderling op te lossen.

Wanneer dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel, tenzij dwingend recht anders bepaalt.