Algemene voorwaarden

Partij en toepassing

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van Atakan Kömür, handelend onder de naam Proviq IT, gevestigd te Enschede, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 95159088, hierna te noemen: Proviq IT.

Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis.

1.1 Proviq IT: Atakan Kömür, handelend onder de naam Proviq IT, gebruiker van deze algemene voorwaarden.

1.2 Opdrachtgever: de zakelijke partij die met Proviq IT een overeenkomst aangaat, een offerte ontvangt of aan Proviq IT opdracht geeft tot het leveren van diensten of producten.

1.3 Partijen: Proviq IT en opdrachtgever gezamenlijk.

1.4 Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen partijen op grond waarvan Proviq IT diensten, software, producten of andere prestaties levert, inclusief wijzigingen en aanvullingen daarop.

1.5 Diensten: alle door Proviq IT te verrichten werkzaamheden, waaronder softwareontwikkeling, maatwerksoftware, ERP-, WMS- en B2B-oplossingen, websites, webapplicaties, integraties, hosting, implementatie, configuratie, beheer, onderhoud, support, advies en aanverwante IT-diensten.

1.6 Software: alle door of namens Proviq IT ontwikkelde, geleverde of ter beschikking gestelde programmatuur, waaronder SaaS-platformen, standaardsoftware, maatwerksoftware, modules, scripts, koppelingen, API's, databasestructuren en bijbehorende documentatie.

1.7 SaaS-dienst: het via internet beschikbaar stellen en houden van software als dienst, zonder dat opdrachtgever een fysiek exemplaar of eigendom van de software verkrijgt.

1.8 Materialen: alle door of namens Proviq IT ontwikkelde of geleverde werken, waaronder software, broncode, ontwerpen, documentatie, rapporten, adviezen, analyses, configuraties, templates, teksten, visuele ontwerpen en andere voortbrengselen van de geest.

1.9 Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail of een andere elektronische vorm waarvan de inhoud duurzaam kan worden vastgelegd.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten, werkzaamheden en leveringen van Proviq IT.

2.2 Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op vervolgopdrachten, aanvullende opdrachten en nieuwe overeenkomsten tussen partijen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Proviq IT deze schriftelijk heeft aanvaard.

2.4 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen en uitsluitend voor de overeenkomst waarvoor de afwijking is afgesproken.

2.5 Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde:

• de schriftelijke overeenkomst of opdrachtbevestiging;
• eventuele bijlagen bij de overeenkomst;
• een verwerkersovereenkomst, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft;
• deze algemene voorwaarden;
• de offerte, voor zover daarin niet uitdrukkelijk anders is bepaald.

2.6 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen dan in overleg treden om de ongeldige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

2.7 Proviq IT stelt deze voorwaarden voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking. De voorwaarden zijn daarnaast raadpleegbaar en te downloaden via de website van Proviq IT.

3. Aanbiedingen, offertes en totstandkoming

3.1 Alle aanbiedingen en offertes van Proviq IT zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld.

3.2 Een offerte is geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Als geen termijn is genoemd, is de offerte geldig gedurende 30 dagen na dagtekening.

3.3 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever een offerte, opdrachtbevestiging of voorstel schriftelijk accepteert, of wanneer Proviq IT op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering van de werkzaamheden begint.

3.4 Kennelijke vergissingen, typefouten, rekenfouten of verschrijvingen in offertes, aanbiedingen of communicatie binden Proviq IT niet.

3.5 Door Proviq IT verstrekte voorbeelden, demo's, ontwerpen, modellen, planningen, capaciteitsopgaven, prestaties of resultaten zijn indicatief en niet bindend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3.6 Een samengestelde offerte verplicht Proviq IT niet tot uitvoering van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de prijs.

4. Inschakeling van derden

4.1 Proviq IT mag bij de uitvoering van de overeenkomst derden inschakelen, waaronder hostingpartijen, clouddiensten, databaseleveranciers, softwareleveranciers, securitypartners, ontwerpers, ontwikkelaars, betaalproviders en andere dienstverleners.

4.2 Indien Proviq IT producten of diensten van derden aan opdrachtgever ter beschikking stelt, kunnen de voorwaarden van die derden van toepassing zijn, mits deze redelijkerwijs aan opdrachtgever kenbaar zijn gemaakt.

4.3 Proviq IT is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Proviq IT.

4.4 Voor zover een derde aan Proviq IT een vergoeding verstrekt voor een gebrek, storing of tekortkoming, is de aansprakelijkheid van Proviq IT tegenover opdrachtgever beperkt tot het bedrag dat Proviq IT daadwerkelijk van die derde ontvangt, tenzij de wet anders bepaalt.

5. Uitvoering van de overeenkomst

5.1 Proviq IT voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, heeft Proviq IT een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.

5.2 Proviq IT garandeert geen specifiek resultaat, omzetstijging, kostenbesparing, rendement, foutloze werking, ononderbroken beschikbaarheid of bepaald zakelijk effect, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen.

5.3 Alle termijnen, planningen en opleverdata zijn indicatief, tenzij schriftelijk is overeengekomen dat sprake is van een fatale termijn.

5.4 Bij overschrijding van een termijn moet opdrachtgever Proviq IT schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn geven om alsnog na te komen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

5.5 Proviq IT mag de werkzaamheden in fasen uitvoeren en per fase of gedeeltelijke oplevering factureren.

5.6 Proviq IT mag de uitvoering van de overeenkomst aanpassen indien dit redelijkerwijs nodig is vanwege gewijzigde wet- en regelgeving, technische ontwikkelingen, beveiligingseisen, gewijzigde afhankelijkheden van derden of noodzakelijke verbeteringen aan de dienstverlening.

6. Verplichtingen van opdrachtgever

6.1 Opdrachtgever verleent tijdig alle medewerking die Proviq IT redelijkerwijs nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst.

6.2 Opdrachtgever verstrekt tijdig alle benodigde informatie, bestanden, toegang, accounts, rechten, content, technische gegevens, huisstijlgegevens, testdata, feedback en beslissingen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

6.3 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid, betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de door hem verstrekte informatie, materialen, gegevens en instructies.

6.4 Indien opdrachtgever noodzakelijke informatie, toegang, feedback of medewerking niet, niet tijdig of niet volledig verstrekt, mag Proviq IT de uitvoering opschorten. De daardoor ontstane vertraging, extra kosten en meerwerk komen voor rekening van opdrachtgever.

6.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de software en diensten binnen zijn eigen organisatie, waaronder:

• het beheer van gebruikers;
• het beheer van rollen en rechten;
• het zorgvuldig omgaan met accounts en wachtwoorden;
• het correct invoeren van gegevens;
• het trainen en informeren van eigen medewerkers;
• naleving van toepasselijke wet- en regelgeving;
• het voorkomen van misbruik of onbevoegd gebruik.

6.6 Opdrachtgever zorgt voor een geschikte eigen werkomgeving, internetverbinding, apparatuur, browsers, netwerk, beveiliging en overige randvoorwaarden die nodig zijn om de diensten van Proviq IT te gebruiken.

6.7 Opdrachtgever mag de diensten niet gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, misbruik, spam, inbreuk op rechten van derden, verstoring van systemen of handelingen die de veiligheid, beschikbaarheid of reputatie van Proviq IT of andere klanten kunnen schaden.

7. Wijzigingen en meerwerk

7.1 Indien partijen tijdens de uitvoering de inhoud, omvang, planning, functionaliteit of aanpak van de opdracht wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de prijs, planning en oplevering.

7.2 Werkzaamheden die buiten de overeengekomen opdracht vallen, gelden als meerwerk. Meerwerk wordt gefactureerd tegen de op dat moment geldende tarieven van Proviq IT, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

7.3 Onder meerwerk valt onder andere:

• extra functionaliteit;
• extra ontwerp- of ontwikkelwerk;
• aanvullende koppelingen;
• wijzigingen na akkoord of oplevering;
• spoedwerk;
• extra overleg;
• herstelwerk door foutieve of onvolledige informatie van opdrachtgever;
• extra support buiten de overeengekomen scope;
• werkzaamheden door gewijzigde wensen van opdrachtgever.

7.4 Proviq IT is niet verplicht meerwerk uit te voeren en mag verlangen dat daarvoor eerst een aanvullende opdracht of offerte wordt goedgekeurd.

7.5 Ook zonder voorafgaande schriftelijke opdracht kan sprake zijn van meerwerk indien opdrachtgever redelijkerwijs had moeten begrijpen dat de werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht vielen.

8. Oplevering en acceptatie

8.1 Dit artikel geldt voor maatwerksoftware, websites, webapplicaties, implementaties, ontwerpen, configuraties, documenten en andere afgebakende deliverables.

8.2 Indien geen aparte acceptatieprocedure is overeengekomen, geldt het opgeleverde als geaccepteerd op het moment van oplevering, of zodra opdrachtgever het opgeleverde feitelijk gebruikt of in productie neemt.

8.3 Indien wel een acceptatieprocedure is overeengekomen, heeft opdrachtgever na oplevering een testperiode van 14 dagen om het opgeleverde te beoordelen.

8.4 Het opgeleverde geldt als geaccepteerd indien opdrachtgever niet binnen de testperiode schriftelijk en gemotiveerd afkeurt, of indien opdrachtgever het opgeleverde feitelijk in gebruik neemt.

8.5 Opdrachtgever mag het opgeleverde niet afkeuren vanwege kleine gebreken die ingebruikname redelijkerwijs niet verhinderen. Proviq IT zal dergelijke gebreken binnen een redelijke termijn herstellen.

8.6 Afkeuring moet concreet, schriftelijk en onderbouwd gebeuren, met een duidelijke omschrijving van de geconstateerde gebreken.

8.7 Na acceptatie gevraagde wijzigingen, uitbreidingen of correcties die niet het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van Proviq IT, gelden als meerwerk.

9. Gebruiksrecht en SaaS

9.1 Voor zover Proviq IT software of een SaaS-dienst aan opdrachtgever ter beschikking stelt, verkrijgt opdrachtgever uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht.

9.2 Het gebruiksrecht geldt alleen voor de eigen interne bedrijfsvoering van opdrachtgever, gedurende de looptijd van de overeenkomst en zolang opdrachtgever aan zijn verplichtingen voldoet.

9.3 Opdrachtgever mag de software niet verkopen, verhuren, sublicentiëren, kopiëren, wijzigen, openbaar maken, reverse-engineeren, decompileren of aan derden ter beschikking stellen, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat.

9.4 Bij een SaaS-dienst spant Proviq IT zich in voor een goede beschikbaarheid en werking van de dienst. Proviq IT garandeert geen ononderbroken, foutloze of volledig veilige werking, tenzij een afzonderlijke service level agreement is overeengekomen.

9.5 Proviq IT mag de SaaS-dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates, beveiligingsmaatregelen, migraties of verbeteringen. Waar redelijk mogelijk kondigt Proviq IT gepland onderhoud vooraf aan.

9.6 Proviq IT mag redelijke gebruiksgrenzen hanteren om de veiligheid, prestaties en beschikbaarheid van de dienst te beschermen.

9.7 Bij oneigenlijk, buitensporig, onveilig of onrechtmatig gebruik mag Proviq IT maatregelen nemen, waaronder beperking of tijdelijke opschorting van toegang.

9.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de inhoud, kwaliteit en rechtmatigheid van de gegevens die hij in de software invoert, uploadt, verwerkt of laat verwerken.

10. Onderhoud, updates en support

10.1 Onderhoud en support worden uitsluitend geleverd voor zover dit schriftelijk is overeengekomen.

10.2 Proviq IT mag software, SaaS-diensten, websites, koppelingen en onderliggende infrastructuur aanpassen, bijwerken en verbeteren.

10.3 Proviq IT mag functionaliteiten wijzigen, toevoegen of verwijderen indien dit redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, onderhoud, technische ontwikkeling, wettelijke verplichtingen, performance, continuïteit of verbetering van de dienstverlening.

10.4 Proviq IT zal wezenlijke wijzigingen die de werking voor opdrachtgever merkbaar beïnvloeden zoveel mogelijk vooraf aankondigen.

10.5 Support heeft betrekking op het redelijkerwijs analyseren en oplossen van storingen en het beantwoorden van gebruiksvragen binnen de overeengekomen scope.

10.6 Werkzaamheden vallen niet onder reguliere support en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd indien deze voortvloeien uit:

• onjuist gebruik;
• onvoldoende interne instructie bij opdrachtgever;
• wijzigingen door opdrachtgever of derden;
• storingen bij derden;
• problemen in apparatuur, netwerk of software van opdrachtgever;
• ontbrekende of foutieve gegevens;
• werkzaamheden buiten de overeengekomen scope.

11. Prijzen en tarieven

11.1 Alle prijzen en tarieven zijn in euro's en exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders is vermeld.

11.2 Tenzij een vaste prijs is overeengekomen, worden werkzaamheden uitgevoerd op basis van nacalculatie tegen de geldende uurtarieven van Proviq IT.

11.3 Een richtprijs, begroting of inschatting is indicatief en geldt niet als vaste prijs, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

11.4 Proviq IT mag tarieven jaarlijks aanpassen op basis van prijsindexatie, inflatie, gestegen kosten, gewijzigde tarieven van toeleveranciers of marktontwikkelingen.

11.5 Bij doorlopende overeenkomsten mag Proviq IT prijzen tussentijds aanpassen met een aankondigingstermijn van ten minste één maand.

11.6 Indien een tussentijdse prijsverhoging wezenlijk hoger is dan een reguliere indexatie of stijging van toeleverancierskosten, mag opdrachtgever de betreffende doorlopende overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de prijswijziging ingaat.

11.7 Prijsverlagingen, tijdelijke kortingen of commerciële afspraken gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten of verlengingen.

12. Facturering en betaling

12.1 Facturatie vindt plaats zoals overeengekomen. Bij doorlopende diensten wordt in beginsel vooraf per maand, kwartaal of jaar gefactureerd. Bij projecten kan Proviq IT factureren in termijnen, per fase, bij oplevering of op basis van voortgang.

12.2 Betaling dient plaats te vinden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

12.3 Opdrachtgever mag betaling niet opschorten, verrekenen of verminderen zonder schriftelijke toestemming van Proviq IT.

12.4 De betalingstermijn is een fatale termijn. Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim.

12.5 Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever wettelijke handelsrente verschuldigd als bedoeld in artikel 6:119a BW.

12.6 Daarnaast is opdrachtgever buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd conform de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van EUR 75,00 voor zover wettelijk toegestaan.

12.7 Indien opdrachtgever na aanmaning niet betaalt, mag Proviq IT haar werkzaamheden, support of toegang tot software of SaaS-diensten opschorten of beperken. Proviq IT is niet aansprakelijk voor schade die daardoor ontstaat.

12.8 Bij betalingsachterstand worden betalingen eerst toegerekend aan kosten, daarna aan rente en daarna aan de oudste openstaande hoofdsom.

12.9 Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.

12.10 Proviq IT beheert geen gelden namens opdrachtgever. Indien een betaalfunctie via een externe betaaldienstverlener beschikbaar wordt gesteld, vindt de betaling plaats via en onder verantwoordelijkheid van die betaaldienstverlener.

13. Intellectuele eigendomsrechten

13.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op software, broncode, ontwerpen, documentatie, adviezen, rapporten, werkwijzen, templates, configuraties, concepten, frameworks, databankstructuren, koppelingen en andere materialen berusten bij Proviq IT of haar licentiegevers.

13.2 Niets in de overeenkomst strekt tot overdracht van intellectuele eigendomsrechten, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

13.3 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die uitdrukkelijk in de overeenkomst of deze voorwaarden zijn toegekend.

13.4 Ook bij maatwerksoftware, websites, portals, integraties en configuraties die in opdracht van opdrachtgever zijn ontwikkeld, blijven de intellectuele eigendomsrechten bij Proviq IT, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

13.5 Proviq IT mag kennis, ervaring, ideeën, methoden, generieke componenten, frameworks, modules, bouwstenen en technieken die zij tijdens een opdracht ontwikkelt of gebruikt, ook voor andere klanten en projecten toepassen.

13.6 Voor zover gebruik wordt gemaakt van software, libraries, opensourcecomponenten of diensten van derden, gelden de licentievoorwaarden van die derden.

13.7 Opdrachtgever mag aanduidingen van auteursrecht, handelsnamen, merken, eigendom of vertrouwelijkheid niet verwijderen of wijzigen.

13.8 Bij inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van Proviq IT is opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade, kosten en redelijke juridische kosten die daaruit voortvloeien.

14. Materialen van opdrachtgever

14.1 Opdrachtgever garandeert dat alle door hem aangeleverde materialen, teksten, afbeeldingen, data, logo's, huisstijlen, software, documentatie en andere informatie rechtmatig mogen worden gebruikt.

14.2 Opdrachtgever vrijwaart Proviq IT tegen aanspraken van derden die stellen dat door opdrachtgever aangeleverde materialen inbreuk maken op rechten van derden of anderszins onrechtmatig zijn.

14.3 Opdrachtgever verleent Proviq IT een gebruiksrecht op aangeleverde materialen voor zover dit nodig is om de overeenkomst uit te voeren.

15. Geheimhouding en referenties

15.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen geheim.

15.2 Als vertrouwelijk geldt alle informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs duidelijk is, waaronder bedrijfsinformatie, klantdata, technische informatie, broncode, financiële gegevens, strategieën, processen en beveiligingsinformatie.

15.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• reeds openbaar was;
• rechtmatig zonder geheimhoudingsplicht is verkregen;
• onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruik van vertrouwelijke informatie;
• op grond van wet, regelgeving of rechterlijke uitspraak openbaar moet worden gemaakt.

15.4 Proviq IT mag de naam en het logo van opdrachtgever en een algemene omschrijving van de opdracht gebruiken als referentie, tenzij opdrachtgever daartegen vooraf of binnen redelijke termijn schriftelijk bezwaar maakt.

15.5 Voor uitgebreide cases, publicaties, interviews of inhoudelijke projectbeschrijvingen vraagt Proviq IT vooraf toestemming van opdrachtgever.

16. Persoonsgegevens en privacy

16.1 Voor zover Proviq IT bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens opdrachtgever, geldt opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke en Proviq IT als verwerker in de zin van de AVG.

16.2 In dat geval sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomst en heeft voorrang voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. De standaard verwerkersovereenkomst van Proviq IT is raadpleegbaar via deze website.

16.3 Opdrachtgever bepaalt welke persoonsgegevens via de software of diensten worden verwerkt en voor welke doeleinden. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij gerechtigd is deze persoonsgegevens door Proviq IT te laten verwerken.

16.4 Proviq IT verwerkt persoonsgegevens namens opdrachtgever uitsluitend volgens de overeenkomst, de verwerkersovereenkomst en schriftelijke instructies van opdrachtgever, tenzij Proviq IT op grond van wet- of regelgeving anders verplicht is.

16.5 Opdrachtgever vrijwaart Proviq IT tegen aanspraken van betrokkenen, toezichthouders of derden die verband houden met een verwerking waarvoor opdrachtgever verantwoordelijk is.

16.6 Op verwerkingen waarvoor Proviq IT zelf verwerkingsverantwoordelijke is, zoals eigen administratie, klantcontact, offertes, facturatie en eigen websitebezoek, is de privacyverklaring van Proviq IT van toepassing.

17. Beveiliging

17.1 Proviq IT treft passende technische en organisatorische maatregelen om software, diensten en gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, onbevoegde wijziging en onrechtmatige verwerking.

17.2 Bij het bepalen van beveiligingsmaatregelen houdt Proviq IT rekening met de stand van de techniek, de aard van de dienstverlening, de risico's, de kosten van implementatie en hetgeen schriftelijk is overeengekomen.

17.3 Een gekozen beveiligingsniveau betreft een inspanningsverplichting. Proviq IT garandeert niet dat beveiliging alle mogelijke risico's, kwetsbaarheden, aanvallen of incidenten voorkomt.

17.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor beveiliging binnen zijn eigen organisatie, waaronder:

• zorgvuldig beheer van accounts;
• sterke wachtwoorden;
• meervoudige authenticatie waar mogelijk;
• tijdig verwijderen of aanpassen van gebruikersrechten;
• beveiliging van apparaten en netwerken;
• interne instructie aan medewerkers;
• melden van incidenten of vermoedens van misbruik.

17.5 Opdrachtgever meldt beveiligingsincidenten, kwetsbaarheden of vermoedens van misbruik zo snel mogelijk aan Proviq IT.

17.6 Proviq IT mag maatregelen nemen indien dit nodig is voor beveiliging, continuïteit of bescherming van gegevens, waaronder tijdelijke beperking van toegang, blokkering van accounts of het uitschakelen van risicovolle functionaliteit.

18. Back-ups, data en continuïteit

18.1 Voor zover Proviq IT back-ups verzorgt, gebeurt dit als onderdeel van de overeengekomen dienstverlening en op basis van een inspanningsverplichting.

18.2 Proviq IT garandeert niet dat iedere back-up volledig, foutloos of op ieder gewenst moment herstelbaar is, tenzij hierover schriftelijk specifieke afspraken zijn gemaakt.

18.3 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en volledigheid van gegevens die hij invoert, uploadt of verwerkt via de diensten.

18.4 Indien opdrachtgever eigen kopieën, exports of administratieve bewaarplichten nodig heeft, is opdrachtgever verantwoordelijk om deze tijdig te organiseren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

19. Garanties

19.1 Proviq IT levert diensten op basis van een inspanningsverplichting en geeft geen garanties, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

19.2 Proviq IT garandeert niet dat software of diensten:

• foutloos werken;
• altijd beschikbaar zijn;
• geschikt zijn voor ieder specifiek doel van opdrachtgever;
• voldoen aan niet vooraf schriftelijk gemelde eisen;
• altijd compatibel blijven met systemen of diensten van derden;
• leiden tot een bepaald financieel of operationeel resultaat.

19.3 Indien Proviq IT schriftelijk een garantie verstrekt, is deze beperkt tot het binnen redelijke termijn herstellen of opnieuw uitvoeren van het gebrekkige onderdeel, ter keuze van Proviq IT.

19.4 Een herstelverplichting vervalt indien een gebrek het gevolg is van:

• onjuist gebruik;
• wijzigingen door opdrachtgever of derden;
• gebruik in strijd met instructies;
• gebrekkige gegevens van opdrachtgever;
• problemen bij derden;
• omstandigheden buiten de invloedssfeer van Proviq IT.

20. Aansprakelijkheid

20.1 Proviq IT is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Proviq IT.

20.2 De totale aansprakelijkheid van Proviq IT per gebeurtenis, waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis gelden, is beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever voor de betreffende overeenkomst in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Proviq IT heeft betaald, exclusief btw.

20.3 Bij een eenmalige opdracht is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor die opdracht is gefactureerd en betaald, exclusief btw.

20.4 De aansprakelijkheid van Proviq IT bedraagt in alle gevallen maximaal EUR 50.000,00 per gebeurtenis en maximaal EUR 50.000,00 per kalenderjaar, ongeacht het aantal opdrachten, overeenkomsten, gebeurtenissen of aanspraken van opdrachtgever.

20.5 Indien en voor zover de aansprakelijkheidsverzekering van Proviq IT voor een concrete aanspraak een hoger bedrag uitkeert dan de beperking in artikel 20.2 tot en met 20.4, is de aansprakelijkheid van Proviq IT beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar daadwerkelijk uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Deze bepaling schept geen recht op dekking onder de verzekering en verplicht Proviq IT niet om een bedrag te betalen dat niet door de verzekeraar wordt uitgekeerd, behoudens het toepasselijke eigen risico.

20.6 De beperkingen in dit artikel gelden voor alle rechtsgronden, waaronder tekortkoming, onrechtmatige daad, vrijwaring, regres, privacy- of beveiligingsincidenten en verplichtingen uit een verwerkersovereenkomst, voor zover dwingend recht zich daar niet tegen verzet.

20.7 Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade valt onder andere:

• gevolgschade;
• gederfde winst;
• gemiste besparingen;
• omzetverlies;
• bedrijfsstagnatie;
• reputatieschade;
• verlies van klanten;
• schade door gemiste opdrachten;
• schade door verlies, beschadiging of verminking van gegevens;
• kosten voor reconstructie van data;
• schade door fouten in gegevens die door opdrachtgever zijn aangeleverd.

20.8 Voorwaarde voor enig recht op schadevergoeding is dat opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk aan Proviq IT meldt.

20.9 Daarnaast moet opdrachtgever Proviq IT schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn voor herstel geven, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

20.10 Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden na het ontstaan van de vordering.

20.11 De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Proviq IT.

21. Vrijwaring

21.1 Opdrachtgever vrijwaart Proviq IT tegen aanspraken van derden die verband houden met:

• door opdrachtgever aangeleverde gegevens of materialen;
• gebruik van de diensten door opdrachtgever;
• overtreding van wet- en regelgeving door opdrachtgever;
• schending van rechten van derden door opdrachtgever;
• verwerking van persoonsgegevens waarvoor opdrachtgever verantwoordelijk is;
• gebruik van de software of diensten in strijd met de overeenkomst.

21.2 De vrijwaring omvat ook redelijke kosten van juridische bijstand en andere kosten die Proviq IT moet maken in verband met dergelijke aanspraken.

22. Overmacht

22.1 Proviq IT is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien nakoming wordt verhinderd door overmacht.

22.2 Onder overmacht wordt onder andere verstaan:

• storingen of uitval van internet;
• storingen bij hosting-, cloud-, telecom- of softwareleveranciers;
• stroomstoringen;
• cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, malware of beveiligingsincidenten;
• tekortkomingen van derden;
• overheidsmaatregelen;
• pandemieën;
• stakingen;
• brand, waterschade of natuurrampen;
• andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Proviq IT.

22.3 Indien een overmachtssituatie langer dan 60 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden. Wat al is geleverd of uitgevoerd, wordt naar verhouding afgerekend.

22.4 Partijen zijn bij ontbinding wegens overmacht geen schadevergoeding aan elkaar verschuldigd.

23. Opschorting en ontbinding

23.1 Proviq IT mag haar verplichtingen opschorten indien opdrachtgever zijn verplichtingen niet, niet tijdig of niet volledig nakomt.

23.2 Proviq IT mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang ontbinden indien:

• opdrachtgever na ingebrekestelling tekort blijft schieten;
• opdrachtgever betalingsverplichtingen niet nakomt;
• opdrachtgever failliet wordt verklaard;
• opdrachtgever surseance van betaling aanvraagt;
• opdrachtgever zijn onderneming staakt;
• sprake is van misbruik, onrechtmatig gebruik of ernstige beveiligingsrisico's;
• opdrachtgever handelt in strijd met bepalingen over intellectuele eigendom, geheimhouding, privacy of beveiliging.

23.3 Bij ontbinding worden alle openstaande vorderingen van Proviq IT onmiddellijk opeisbaar.

23.4 Opschorting of ontbinding laat het recht van Proviq IT op betaling, schadevergoeding en andere rechten onverlet.

24. Duur, verlenging en opzegging

24.1 De duur van een overeenkomst wordt bepaald in de overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging.

24.2 Een overeenkomst voor bepaalde tijd kan niet tussentijds worden opgezegd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

24.3 Doorlopende diensten, waaronder SaaS-diensten, hosting, onderhoud en support, worden aangegaan voor de overeengekomen initiële looptijd.

24.4 Na afloop van de initiële looptijd wordt een doorlopende overeenkomst stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

24.5 Na verlenging voor onbepaalde tijd kan de overeenkomst door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

24.6 Opzegging moet schriftelijk plaatsvinden.

24.7 Opzegging ontslaat opdrachtgever niet van de verplichting openstaande facturen, reeds verrichte werkzaamheden of lopende verplichtingen tot de einddatum te betalen.

25. Gevolgen van het einde van de overeenkomst

25.1 Bij het einde van de overeenkomst eindigen de aan opdrachtgever verleende gebruiksrechten van rechtswege.

25.2 Op verzoek van opdrachtgever en mits opdrachtgever aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, stelt Proviq IT de door opdrachtgever in de software opgeslagen gegevens binnen een redelijke termijn beschikbaar in een gangbaar formaat.

25.3 Voor werkzaamheden rondom export, migratie, overdracht, extra ondersteuning of conversie van gegevens mag Proviq IT haar gebruikelijke tarieven in rekening brengen.

25.4 Na afloop van de overeenkomst mag Proviq IT gegevens van opdrachtgever verwijderen na een redelijke termijn, tenzij wettelijke bewaarplichten of schriftelijke afspraken anders bepalen.

25.5 Proviq IT zal opdrachtgever waar redelijk mogelijk vooraf informeren over definitieve verwijdering van gegevens.

25.6 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde van de overeenkomst voort te duren, blijven gelden. Dit geldt onder andere voor bepalingen over intellectuele eigendom, geheimhouding, privacy, aansprakelijkheid, betaling, vrijwaring en toepasselijk recht.

26. Overdracht

26.1 Opdrachtgever mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Proviq IT overdragen aan een derde.

26.2 Proviq IT mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen aan een derde in het kader van overdracht van haar onderneming, activiteiten, software, platform of dienstverlening.

26.3 Proviq IT zal opdrachtgever hierover informeren voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

27. Wijziging van voorwaarden

27.1 Proviq IT mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

27.2 Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding bekendgemaakt, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving, beveiliging, misbruikpreventie of dringende operationele redenen.

27.3 Bij doorlopende overeenkomsten mag opdrachtgever de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de gewijzigde voorwaarden ingaan, indien de wijziging een wezenlijke verslechtering van zijn positie inhoudt.

27.4 Maakt opdrachtgever geen gebruik van deze opzeggingsmogelijkheid en blijft hij de diensten gebruiken, dan geldt hij als akkoord met de gewijzigde voorwaarden.

28. Gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen en AI

28.1 Proviq IT mag bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikmaken van geautomatiseerde hulpmiddelen en ondersteunende technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie.

28.2 Proviq IT doet dit alleen voor zover dit passend is binnen de opdracht, de overeengekomen geheimhouding, de toepasselijke wet- en regelgeving en redelijke beveiligingsmaatregelen.

28.3 Vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van opdrachtgever worden niet zonder passende grondslag, beveiliging of afspraak ingevoerd in publieke AI-diensten.

28.4 Het gebruik van AI of geautomatiseerde hulpmiddelen doet niets af aan de verantwoordelijkheid van Proviq IT voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.

29. Toepasselijk recht en geschillen

29.1 Op alle overeenkomsten tussen Proviq IT en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

29.2 Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

29.3 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank in het arrondissement waar Proviq IT is gevestigd.

29.4 Proviq IT behoudt het recht een geschil voor te leggen aan de rechter die volgens de wet bevoegd is.

30. Slotbepalingen

30.1 Mededelingen die schriftelijk moeten worden gedaan, zijn geldig indien verzonden naar het laatst bekende e-mailadres of postadres van de andere partij.

30.2 Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij vertalingen prevaleert altijd de Nederlandse tekst.

30.3 Deze algemene voorwaarden zijn raadpleegbaar en te downloaden via de website van Proviq IT.